O que é um processamento periódico?
Um processamento periódico é um mecanismo que o Gecond faculta para:
- Lançar de forma simples as quotas relativas ao orçamento e ao fundo de reserva, conforme a definição do orçamento ativo.
- Lançar as quotas do seguro coletivo, para as frações comparticipantes, se o condomínio tiver seguro colectivo definido e ativo.
- Lançar retroativos, relativos a quotas de orçamento e de fundo de reserva, definidos quando é ativada uma revisão do orçamento ativo.
Um processamento (periódico ou não) serve também como um meio de organizar os documentos para apresentação em alguns relatórios de acordo com o seu tipo (orçamento, fundo de reserva, seguro, extraordinário, penalizações). No caso dos processamentos periódicos o tipo é automaticamente associado aos documentos.
Como o Gecond efetua o processamento periódico
Há duas formas de efetuar um processamento periódico no Gecond:
Manualmente
Sempre que necessário, acede à opção de efetuar processamentos periódicos, define as opções e executa o processamento. Tem a opção de efetuar um período individual (mês, trimestre...) ou todos os meses pendentes do exercício.
Quando efetua o processamento periódico, o Gecond coloca o processamento numa "fila" de execução. Um serviço é executado continuamente sobre a base de dados para verificar se existe algum processamento a lançar, pelo que a geração dos documentos será efetuada o mais brevemente possível.
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A colocação na fila tem como objetivo evitar que a aplicação responda lentamente ou até bloqueie quando há muitos pedidos de execução de processamentos, o que pode ocorrer em certas alturas, quando há muitos utilizadores a efetuar processamentos de forma manual. A colocação na fila permite que a aplicação fique logo responsiva. |
Se não houver sobrecarga de pedidos, o processamento será executado rapidamente; caso contrário fica em fila até que todos os processamentos já em fila sejam executados.
Quando o processamento é efetuado, são executadas as seguintes operações:
- Criação dos documentos de cobrança, que podem ser avisos, créditos (relacionados com retroativos ou caso as receitas do orçamento a serem descontadas nas quotas sejam superiores às despesas) ou cartas de cobrança (se parametrizado para os processamentos automáticos).
- Envio dos documentos por e-mail, caso tenha definido uma forma de envio que implique o envio de e-mails.
- Envio dos documentos para tratamento pela MP - Serviços Postais, caso tenha o serviço da MP ativo e tenha definido essa forma de envio.
- Colocação dos documentos definidos para impressão numa fila de impressões pendentes, para que possa posteriormente imprimi-los.
De forma automática
Pode definir, numa página de parametrizações, que o Gecond efetuará de forma automática os processamentos periódicos para os condomínios que desejar. O lançamento automático de um processamento periódico significa que o Gecond efetuará o lançamento do processamento em datas dependentes da periodicidade do orçamento e de configurações feitas pelo utilizador. As operações realizadas são as mesmas que o caso manual.
Que passos dar para efetuar um processamento periódico
Vejamos de forma genérica os passos básicos que deve dar para efetuar um processamento periódico de forma manual ou automática.
Para lançar os processamentos de forma manual:
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Se as descrições padrão sugeridas pelo Gecond para os processamentos não forem as que geralmente utiliza, pode começar por parametrizar essas descrições, evitando assim o trabalho suplementar de alterar sempre as descrições em cada processamento.
Poderá ver como automatizar o lançamento de processamentos periódicos neste artigo: https://areaclientes.improxy.com/pt-pt/knowledgebase/article/KA-01475. - Aceder à opção Lançamentos > Processamentos > Processamentos na barra lateral.
- Depois de clicar nessa opção será direcionado para uma página onde poderá lançar processamentos (periódicos, pontuais
ou de penalizações).
Para aceder à página de lançamento de processamentos periódicos, deve clicar no botão “Efetuar processamento periódico”.
- Na página de processamentos periódicos, deve indicar um condomínio com orçamento ativo.
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Verificar as características do processamento sugeridas depois de indicar o condomínio, alterando-as se necessário, e definir as opções de envio dos documentos de cobrança.
Poderá ver detalhadamente as várias opções da página do processamento periódico neste artigo: https://areaclientes.improxy.com/pt-pt/knowledgebase/article/KA-01480. -
Clicar em
Passados alguns instantes será apresentada uma mensagem a informar que o processamento foi registado na fila de processamentos:
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Verificar a fila de processamentos.
Depois de clicar em "Ok" na mensagem anterior, é automaticamente direcionado para a fila de execução de processamentos. A fila de execução de processamentos permite-lhe verificar o estado em que se encontra o processamento e também realizar operações relacionadas com o envio de documentos, como imprimir ou reenviar e-mails em caso de falha.
Poderá visitar esta página sempre que necessário.
Poderá aprender a usar a fila de execução de processamentos neste artigo: https://areaclientes.improxy.com/pt-pt/knowledgebase/article/KA-01481. -
Verificar se há impressões pendentes.
Quando um processamento é efetuado e foi definido o envio de alguns documentos em papel, sem envio para a MP - Serviços Postais, o Gecond criará um registo na fila de impressões pendentes e um alerta, para que possa proceder à impressão desses documentos.
Poderá ver aprender a usar a lista de impressões pendentes neste artigo: https://areaclientes.improxy.com/pt-pt/knowledgebase/article/KA-01482.
Para automatizar o lançamento dos processamentos periódicos:
- Aceder às parametrizações e configurar o lançamento automático
- O Gecond efetuará automaticamente os processamentos de acordo com as parametrizações
- Verificar as impressões pendentes.