Introdução
O Gecond disponibiliza um conjunto de parametrizações relacionadas com processamentos periódicos que lhe permitirão:
Definir
descrições padrão para os processamentos periódicos, de acordo com o seu tipo e periodicidade.
Poderá registar nessa área as descrições que geralmente utiliza quando efetua processamentos de orçamento, fundo de reserva para uma dessas situações a descrição que definiu será automaticamente sugerida, podendo mudá-la se necessário.
Automatizar
o lançamento dos processamentos periódicos.
Poderá programar o Gecond para efetuar automaticamente os processamentos periódicos, em datas predeterminadas, sem necessidade de intervenção manual.
Essas parametrizações são inicialmente definidas para afetar igualmente todos os condomínios, mas tem também a possibilidade de ajustá-las de forma individual se necessitar que a sua aplicação a um ou mais condomínios seja diferente do padrão geral.
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As parametrizações afetam apenas os processamentos periódicos. Processamentos pontuais e processamentos de penalizações não são afetados na versão atual do Gecond. |
Como aceder à área de parametrizações
O acesso à área de parametrizações é efetuado de acordo com os passos seguintes:
Usar
a opção "Administração > Configurações" na barra lateral:
Na
página de configurações, clicar na opção "Gecond".
A área de parametrizações gerais do Gecond será aberta numa nova aba do seu navegador. Essa área contém um conjunto alargado de definições que pode alterar para que uma série de operações da plataforma se adapte às suas necessidades.
Neste artigo veremos em detalhe as que se relacionam com os processamentos periódicos.
Parâmetros gerais
Os parâmetros gerais são definições que pode ajustar e que afetarão algumas opções do Gecond de forma geral, querendo isto dizer que afetarão igualmente todos os condomínios.
Algumas parametrizações podem ser ajustadas de forma particular para os condomínios, sobrepondo-se às definições gerais.
Essas parametrizações são identificadas com a etiqueta , significando que estarão disponíveis para adaptação
ao usar a opção "Parâmetros por condomínio", como veremos
noutra secção deste artigo.
Quando entrar na página dos parâmetros gerais já estará em modo de edição; por isso, se desejar alterar alguma definição bastará escrever a nova informação e clicar no botão "Gravar" que se encontra no topo da página.
Como a página é extensa e pode ser necessário usar barras de deslocamento vertical, as opções para gravar e para aceder aos parâmetros por condomínio ficarão sempre disponíveis, aparecendo numa área flutuante sempre que a página seja deslocada o suficiente para esconder os botões originais:
Vejamos agora em mais detalhe as definições associadas aos processamentos periódicos.
Descrições dos processamentos periódicos
Nesta área pode definir as descrições que serão sugeridas ao efetuar o processamento. É possível definir descrições padronizadas para os processamentos periódicos dos tipos orçamento, fundo de reserva e seguro:
As descrições para processamentos dos tipos orçamento ou fundo de reserva podem ser definidas separadamente
em três categorias de processamentos de acordo com estas periodicidades:
- Mensal
- Trimestral
- Outro - quando a periodicidade for semestral, anual ou manual
O seguro coletivo terá uma única descrição aplicável a qualquer periodicidade de cobrança.
A descrição pode ser parametrizada usando um conjunto de etiquetas predefinidas que são substituídas por texto consistente com o processamento a ser efetuado. Dessa forma, consegue definir descrições que poderão adaptar-se à situação concreta do processamento a efetuar, em vez de definir apenas textos fixos.
Pode usar essas etiquetas clicando sobre o retângulo da etiqueta no fundo desta área e arrastando-a para a posição pretendida, ou escrevendo manualmente a etiqueta entre "[ ]" (por exemplo, "[A]").
O significado de cada etiqueta é o seguinte:
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Essa etiqueta será substituída por uma expressão que combina o número da prestação e a periodicidade definida no orçamento ativo, como exemplificado na tabela seguinte:
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| Nome do mês sendo processado. | ||||||||||||||||
| Nome do mês seguinte ao que está a ser processado. | ||||||||||||||||
| Nome do mês dois meses à frente do que está a ser processado. | ||||||||||||||||
| Ano relativo ao mês que está a ser processado. |
Seguem alguns exemplos práticos de descrições:
| Descrição | Exemplos |
|---|---|
| Orçamento - [M] de [A] | Orçamento - Maio de 2022 |
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Orçamento - [M] a [M+2] |
Orçamento - Maio a Julho Orçamento - Novembro a Janeiro |
| [N] do orçamento [A] | 5ª mensalidade do orçamento 2022 |
Pode optar por deixar uma ou mais destas descrições sem preenchimento. Nesse caso, o Gecond usará uma descrição padrão para cada situação, de acordo com a periodicidade dos processamentos definida no orçamento ativo do condomínio.
A tabela seguinte mostra as descrições padrão quando não há descrições parametrizadas definidas para o orçamento. As descrições para o fundo de reserva são análogas.
| Periodicidade | Descrição | Exemplo |
|---|---|---|
| Mensal | Nª mensalidade do orçamento | 4ª mensalidade do orçamento |
| Trimestral | Nº trimestre do orçamento | 3º trimestre do orçamento |
| Semestral | Nº semestre do orçamento | 2º semestre do orçamento |
| Anual | Prestação anual do orçamento | Prestação anual do orçamento |
| Manual | Nª prestação do orçamento | 5ª prestação do orçamento |
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Se o condomínio tiver zonas com periodicidades diferentes, as descrições tomarão como base a periodicidade com mais meses. Por exemplo, se um condomínio tiver uma zona com periodicidade de cobrança mensal e outra com periodicidade trimestral, as descrições sugeridas serão as associadas à periodicidade mensal. |
Processamentos periódicos automáticos
É também possível automatizar o lançamento recorrente dos processamentos periódicos, para todos ou apenas alguns condomínios.
A ativação deste automatismo fará com que, na madrugada de uma determinada data predefinida por si, sejam efetuadas automaticamente estas operações, mesmo que tenha o Gecond desligado:
- Lançamento do processamento periódico relacionado com o período.
- Envio automático de e-mails, se configurada uma opção de envio que inclua o envio de e-mails.
- Criação automática de um alerta para poder efetuar posteriormente a impressão dos documentos.
- Registo para envio dos documentos para impressão pela MP - Serviços Postais.
Nesta área, os processamentos periódicos automáticos estão inicialmente desativados:
Se desejar ativar os processamentos automáticos para TODOS os condomínios deverá marcar a opção "Ativar processamentos periódicos automáticos" e novas opções de parametrização ficarão disponíveis.
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Veremos mais à frente como configurar os parâmetros de forma individual para os condomínios. As explicações dadas no resto desta secção são também válidas para as definições particulares para condomínios. |
Ao ativar os processamentos periódicos automáticos (clicando na opção na imagem seguinte) são disponibilizadas mais algumas áreas:
Colaborador associado aos processamentos e avisos de cobrança
Quando um processamento periódico é efetuado automaticamente, durante a madrugada do dia programado, é associado, por defeito, ao primeiro administrador encontrado pelo Gecond (caso haja mais de um colaborador com esse perfil).
Nesta área pode indicar um colaborador específico para associar aos processamentos e aos avisos gerados.
Como todas as restantes configurações, pode fazer esta atribuição de uma forma genérica e também particularizar para os condomínios, se desejar associar a colaboradores distintos.
Configuração da data em que deve ser efetuado o processamento.
Pode definir o dia em que o processamento será efetuado, podendo assim antecipar o seu lançamento e o envio dos documentos em relação ao dia 1 do mês a processar.
A pergunta "Efetuar os processamentos quantos dias antes da data de emissão" permite-lhe configurar um adiantamento de até 20 dias em relação ao dia 1 do mês a processar. O padrão é "0", significando que o processamento será efetuado no próprio dia 1 do mês de emissão.
Vejamos alguns exemplos para esclarecer melhor esta configuração, considerando processamentos a realizar no mês de setembro de 2023:
| Dias (0 a 20) | Data em que o processamento será efetuado |
|---|---|
| 0 | 1-9-2023 |
| 1 | 31-8-2023 |
| 5 | 27-8-2023 |
| 20 | 12-8-2023 |
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A alteração do dia em que o processamento é automaticamente lançado não tem influência sobre as datas de emissão e de vencimento dos avisos gerados. A data de emissão será sempre o dia 1 do mês a que se refere o processamento. A data de vencimento será calculada acrescentando a esse dia 1 o número de dias definido no parâmetro "Dias de vencimento dos avisos" na ficha de cada condomínio. Considerando os exemplos da tabela anterior, e supondo que o parâmetro "Dias de vencimento dos avisos" do condomínio tem o valor 10, todos os avisos, independentemente do número de dias adiantados terão:
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Ação a tomar depois do processamento ser efetuado.
Nesta área pode configurar qual a ação a executar relativamente ao envio de documentos. Tem aqui três opções gerais:
Enviar avisos.
Esta é a opção predefinida. Com a escolha desta opção serão enviados avisos de cobrança depois do processamento ser efetuado, dependendo das opções definidas na área "Preferências de envio", que será explicada mais adiante.
Enviar cartas de cobrança.
Com esta opção serão enviadas cartas de cobrança depois do processamento ser efetuado, dependendo das opções definidas na área "Preferências de envio".
A seleção desta opção disponibiliza mais algumas configurações:
As configurações adicionais são:
Modelos
de texto
Nesta lista deverá escolher um dos modelos de texto associados a cartas de cobrança. Os modelos de texto podem ser geridos a partir da opção "Administração > Tabelas > Modelos de texto".
Créditos
disponíveis
Permite controlar a apresentação de eventuais créditos por utilizar nas cartas de cobrança, com as três opções seguintes:
Apenas os emitidos antes da data de vencimento considerada - Somente os créditos
com valor disponível cuja data de emissão seja
inferior à data de vencimento dos avisos gerados no processamento serão listados nas cartas de cobrança.
Não apresentar - Não serão incluídos quaisquer créditos disponíveis.
Apresentar todos - Todos os créditos disponíveis existentes no momento do processamento serão considerados, independentemente da sua data de emissão.
Excluir
entidades em contencioso
A ativação desta opção permite excluir o envio de cartas de cobrança para condóminos com processos de contencioso em curso.
Excluir entidades em pré-contencioso
A ativação desta opção permite excluir o envio de cartas de cobrança para condóminos com processos de pré-contencioso em curso.
Não enviar documentos.
Com esta opção selecionada não serão enviados quaisquer documentos depois da execução do processamento, quer por e-mail, quer para a lista de impressões pendentes.
Preferências de envio dos documentos.
Esta área ficará disponível se a escolha da opção "Após o processamento automático" for para enviar avisos ou cartas de cobrança. Se a sua seleção for "Não enviar documentos" esta área não ficará disponível.
Antes de vermos detalhadamente o efeito de cada uma das hipóteses, convém abordarmos rapidamente o significado de "envio" associado ao lançamento de um processamento periódico automático, já que há um tratamento diferente consoante a configuração implique o envio por e-mail ou a impressão em papel.
Depois do processamento ser lançado, os documentos configurados para envio por e-mail serão automaticamente colocados na fila de e-mails, para tratamento imediato.
Os documentos configurados para impressão terão um tratamento dependente de uma opção que será explicada mais adiante, podendo ser adicionados a uma lista de impressões pendentes, disponível no painel de entrada do Gecond, para que possa imprimi-los posteriormente, ou enviados para tratamento externo pela MP - Serviços Postais. Poderá ver um artigo sobre as impressões pendentes nesta ligação: https://areaclientes.improxy.com/pt-pt/knowledgebase/article/KA-01482.
O significado de cada preferência é o seguinte:
Utilizar
preferências do condómino
Com esta preferência cada documento será enviado por e-mail ou marcado para impressão de acordo com a preferência explicitamente definida na ficha do condómino para aviso ou cartas de cobrança.
Utilizar
preferências apenas por carta
Neste caso, se o condómino tiver definida a sua preferência de receção dos avisos de cobrança para "papel" os documentos serão marcados para impressão; se a preferência for "E-mail", será ignorada e os documentos não serão enviados.
Imprimir
todos (ignorando preferências do condómino)
Todos os documentos são marcados para impressão, independentemente das preferências do condómino.
Enviar
por e-mail (o que não for possível enviar será impresso)
Todos os documentos serão enviados por e-mail para as entidades que tenham endereços de correio eletrónico definidos e válidos. Caso não seja possível enviar os e-mails por algum desses motivos, o documento será marcado para impressão.
Enviar
apenas por e-mail
Todos os documentos serão enviados por e-mail para as entidades que tenham endereços de correio eletrónico definidos e válidos. Caso não seja possível efetuar o envio, nenhuma ação será executada, oui seja, os documentos não serão considerados para impressão.
Usar serviços de impressão e distribuição da MP - Serviços Postais
Esta opção encontra-se disponível caso tenha o serviço da MP - Serviços Postais ativado. Se estiver selecionada, todos os documentos marcados para impressão serão enviados para tratamento pela MP - Serviços Postais quando o processamento for automaticamente efetuado.
Parametrização
por condomínio
É possível adaptar algumas das parametrizações de forma particular para um ou mais condomínios, para que esses condomínios
tenham um comportamento diferenciado. As parametrizações assinaladas com a etiqueta são as que podem ser individualizadas para os condomínios.
Para aceder à gestão das parametrizações individualizadas por condomínio, basta clicar na opção "Parâmetros por condomínio" no topo da página.
Depois de usar essa opção, será direcionado para uma página semelhante à imagem seguinte:
Nessa página devemos destacar as seguintes áreas:
Lista de condomínios, que contém a seguinte informação
Identificação
do condomínio.
A periodicidade
de cobrança das quotas do orçamento, conforme definida no orçamento ativo.
A periodicidade
de cobrança das quotas de fundo de reserva, conforme definida no orçamento ativo.
Indicação
do tipo de parametrização atualmente usada pelo condomínio, na coluna "Parâmetros usados". Cada condomínio
pode ter uma das seguintes indicações:
Gerais -
Significa que o condomínio não tem qualquer parametrização personalizada, e são aplicadas as parametrizações definidas
na secção de parâmetros gerais. Qualquer alteração que efetuar futuramente aos parâmetros gerais afetará este condomínio.
Personalizados - Significa que o condomínio usa parâmetros particulares que sobrepõe-se às parametrizações gerais. Futuras alterações
aos parâmetros gerais não afetarão os parâmetros aplicados a estes condomínios.
Critérios de filtragem da lista de condomínios
A lista de condomínios mostra por padrão todos os condomínios ativos. O conjunto de condomínios apresentados na lista pode ser controlado através de três critérios de filtragem:
Pode indicar
parte do código ou do nome para procurar um condomínio específico. Para isso basta escrever o texto de procura na caixa
com o título "Código ou nome do condomínio" e clicar na tecla "Enter".
A lista será automaticamente atualizada para listar apenas condomínios que tenham o texto que inseriu no código ou no nome.
Pode apresentar
apenas os condomínios associados a um gestor particular escolhendo-o da lista pendente "Gestor", que lista automaticamente
todos os colaboradores registados no Gecond.
Pode também listar condomínios de acordo com o seu tipo de parametrização:
Todos - é o padrão, e inclui na lista tanto os condomínios que tenham parâmetros individualizados quanto os que seguem a parametrização
geral.
Gerais - lista apenas os condomínios que não tem nenhuma parametrização particular.
Personalizados - lista apenas os condomínios que tem alguma parametrização personalizada.
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A atualização da informação contida na lista é automaticamente executada logo que clique na tecla "Enter" ou escolha a opção da lista; não é necessário clicar em nenhum botão. Para limpar de uma só vez os critérios aplicados e voltar à listagem de todos os condomínios ativos, basta clicar
no botão |
Operações
Estas opções permitem efetuar as operações de parametrização por um condomínio ou grupo de condomínios.
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Para alterar ou repôr parâmetros, deve antes selecionar os condomínios em que deseja realizar a operação através das
caixas de seleção Se não selecionar nenhum condomínio, as opções de editar parâmetros ou de repor parâmetros gerais estarão bloqueadas. |
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Editar parâmetros
Esta opção permite alterar os parâmetros para um ou mais condomínios. Depois de selecionar os condomínios e clicar neste botão será direcionado para uma nova página.
Nessa página, será mostrado um título geral, "Parâmetros por condomínio", seguida da lista de condomínios selecionados, num máximo de duas linhas:
Parâmetros por condomínio (Edifício Ordem de Cister, Edifício 8081, Edifício Mar Alvo...))
No restante da página são mostrados todos os parâmetros que podem ser definidos individualmente por condomínio. A informação que é mostrada depende dos condomínios que foram selecionados:
Nesta página deverá editar os parâmetros que deseja alterar. Depois de efetuar todas as alterações, deve clicar no botão " Gravar" no topo da página para confirmar as alterações. Todos os condomínios selecionados assumirão estas novas configurações e serão considerados "personalizados".
Se foi
selecionado
apenas um condomínio com parâmetros personalizados, serão mostrados os valores atualmente associados a esse condomínio.
Se mais que um condomínio foi selecionado, independentemente dos tipos de parâmetros associados (gerais,
personalizados ou de ambos), serão mostrados os valores definidos nos parâmetros gerais.
Repor parâmetros gerais
Usando esta opção, todos os condomínios personalizados selecionados terão as configurações personalizáveis revertidas para os valores atualmente definidos nos parâmetros gerais.
Parâmetros gerais
Esta opção simplesmente retorna à página de parâmetros gerais.