Este artigo pretende explicar como utilizar a página de lançamento de processamentos periódicos, onde poderá executar de forma manual o lançamento de um processamento periódico.
Deve começar por aceder à opção Lançamentos > Processamentos > Processamentos na barra lateral de opções:
Depois de clicar nessa opção será direcionado para uma página onde poderá lançar os processamentos (periódicos, pontuais ou de penalizações).
Para aceder à página de lançamento de processamentos periódicos, deve clicar no botão “Efetuar processamento periódico”.
Depois de clicar nessa opção é direcionado para a página de lançamento de processamentos periódicos.
Essa página divide-se logicamente em várias secções de informação, ilustradas de forma genérica na imagem seguinte.
Vejamos em detalhe a informação existente em cada secção.
Características do processamento
Esta área permite a definição de alguma características dos processamentos a efetuar.
Deve começar por indicar um condomínio com orçamento ativo:
Depois de indicar o condomínio, a primeira informação a definir será o período do processamento. Esta opção somente estará disponível caso ainda haja mais que um mês por processar no orçamento ativo; se houver um único mês por processar, será automaticamente definido.
Havendo ainda mais que um mês por processar, o período de processamento apresentará duas possibilidades:
- O próximo mês com algum processamento ainda por realizar; esta é a opção predefinida.
- "Todos os meses pendentes do exercício", que permitirá o processamento de todos os meses ainda pendentes até o fim do exercício ativo, em uma única operação.
As restantes características apresentadas variam de acordo com a escolha aqui feita. Veremos de seguida cada uma das situações.
Se usar o próximo mês a processar
Neste caso serão apresentadas as características exemplificadas na imagem seguinte:
Mês a processar
Logo que indique o condomínio, será aqui identificado o próximo mês em que há algum processamento periódico associado ao orçamento ativo do condomínio ainda por lançar. Esse processamento pode ser de orçamento, fundo de reserva, seguro coletivo ou retroativos.
A apresentação do mês é meramente informativa, já que é obrigatório efetuar o primeiro processamento disponível.
Descrições dos processamentos
São sugeridas as descrições para os vários tipos de processamentos a executar nesse mês. Dependendo do que houver para lançar no mês, podem ser aqui apresentadas descrições para :
- Orçamento
- Fundo de Reserva
- Seguro coletivo
- Retroativos de Orçamento
- Retroativos de Fundo de Reserva
As descrições sugeridas para os tipos "Orçamento", "Fundo de Reserva" e "Seguro" podem ser previamente parametrizadas. Para aprender como configurar essas descrições deve consultar este artigo: https://areaclientes.improxy.com/pt-pt/knowledgebase/article/KA-01475.
Pode sempre alterar qualquer uma das descrições antes de efetuar o processamento.
Data de emissão
A data de emissão é sugerida como sendo o dia 1 do mês a processar, mas poderá mudar a data, se necessário.
Data de vencimento
A data de vencimento é calculada automaticamente a partir de dois fatores:
- A data de emissão.
- O número de dias de vencimento, conforme definido no parâmetro “Dias de vencimento dos avisos”, no separador " Parâmetros" da ficha do condomínio.
O Gecond somará o número de dias de vencimento dos avisos à data de emissão para calcular a data de vencimento. Se alterar a data de emissão, o Gecond atualizará automaticamente a data de vencimento.
Se escolher "Todos os meses pendentes do exercício".
Deve escolher esta opção se quiser efetuar, numa única operação, todos os processamentos ainda pendentes do exercício ativo do condomínio. Neste caso, as restantes características apresentadas serão um pouco diferentes das que são visualizadas no processamento de um único mês.
Descrições dos processamentos periódicos
São sugeridas as descrições para os vários tipos de processamentos a processar até o fim do exercício; essas descrições serão usadas nos documentos de cobrança gerados no processamento. Para ser possível descrever os processamentos de uma forma genérica para vários meses são usadas etiquetas (pequenos pedaços de texto entre [ ] que são substituídos por informação adequada quando forem usados).
Pode ver uma explicação do significado de cada etiqueta se parar o cursor do rato sobre o 
que aparece depois do texto "Descrição dos processamentos periódicos".
 | Para aprender em mais detalhe o significado e uso dessas etiquetas, deve consultar este artigo: https://areaclientes.improxy.com/pt-pt/knowledgebase/article/KA-01475. |
As descrições sugeridas para os tipos "Orçamento", "Fundo de Reserva" e "Seguro" usarão eventuais parametrizações que tenha definido para o condomínio.
Pode alterar as descrições sugeridas, mas deve ter em atenção que será necessário usar etiquetas para ter um resultado efetivo para todos os meses restantes.
Data de emissão
É sugerido o dia 1 de cada mês a ser processado. Pode alterar este dia para qualquer valor no intervalo entre 1 e 28, tendo em atenção que essa alteração afetará todos os processamentos que serão efetuados.
Como exemplo, se efetuar o processamento de todos os meses do ano de 2023 alterando este dia para 5, as datas de emissão dos processamentos e documentos associados serão 5-1-2023, 5-2-2023, ... até 5-12-2023.
Prazo de vencimento
Define o número de dias de vencimento a aplicar a todos os avisos de cobrança que serão gerados. Inicialmente é sugerido o valor definido no campo "Dias de vencimento dos avisos" definido no separador "Parâmetros" da ficha do condomínio, mas pode ser alterado.
O Gecond adicionará este valor às datas de emissão de cada mês a processar para gera as datas de vencimento.
Mensagem a acrescentar aos avisos processados
Esta secção permite acrescentar uma mensagem que será apresentada em todos os avisos de cobrança gerados.
Opções de envio - Imprimir / Enviar por e-mail
Esta secção possibilita a definição da forma de envio dos documentos para os condóminos. Contém inicialmente duas opções:
- "Não imprimir nem enviar"
- "Imprimir / Enviar para [Mês] de [Ano]" - em que o mês e o ano se referem ao próximo mês a processar.
Estas duas opções estão inicialmente desmarcadas, pelo que terá sempre que indicar explicitamente qual a ação a tomar:
Se selecionar a opção "Imprimir / Enviar para [Mês] de [Ano]" novas opções ficarão disponíves:
| A opção "Imprimir / Enviar para... " inclui apenas o próximo mês a processar, mesmo que esteja a usar a opção "Todos os meses pendentes do exercício". Para imprimir os documentos para os restantes meses poderá usar as listas de processamentos ou de avisos de cobrança, selecioanr os pretendidos e enviar. Por exemplo, num orçamento correspondente ao ano de 2023, em que deseje processar logo todos os meses do ano, a opção terá o texto "Imprimir / Enviar para Janeiro de 2023". Serão processados todos os meses do ano, mas apenas serão colocados em fila de impressão ou de envio por e-mail os documentos de cobrança relativos a janeiro de 2023. |
O significado de cada forma de envio é o seguinte:
Utilizar preferências do condómino
Com esta preferência cada documento será enviado por e-mail ou marcado para impressão de acordo com a preferência explicitamente definida na ficha do condómino para aviso ou cartas de cobrança.
Imprimir todos
Todos os documentos são marcados para impressão, independentemente das preferências do condómino.
Enviar por e-mail (o que não for possível enviar será impresso)
Todos os documentos serão enviados por e-mail para as entidades que tenham endereços de correio eletrónico definidos e válidos. Caso não seja possível enviar os e-mails por algum desses motivos, o documento será marcado para impressão.
Envio de e-mail certificado
Caso tenha subscrito o serviço email verificado e adquirido certificados poderá definir o envio de toda a correspondência por e-mail com certificado de envio
- Serviços de impressão e distribuição da MP - Serviços Postais
Caso tenha aderido ao serviço da MP - Serviços Postais terá mais uma opção que permitirá que defina o envio de toda a correspondência em papel para tratamento
Periodicidade da cobrança das quotas
Esta área indica graficamente:
- os tipos de processamento a executar
- os períodos em que há algum processamento a lançar
- o estado de cada um desses processamentos.
A imagem seguinte exemplifica uma situação possível de um condomínio em que há cobrança trimestral tanto de quotas de orçamento como de fundo de reserva.
Podem existir mais duas colunas se houver algum mês com processamento de seguro coletivo ou lançamento de retroativos.
Os estados em que pode estar um processamento são os seguintes:
 | Por processar | Indica simplesmente que existe algum processamento periódico previsto no orçamento ativo mas para o qual ainda não houve nenhuma ação, manual ou automática, para executá-lo. | ||
 | Na fila de execução | Este estado significa que já foi executada a ação para processar, mas o processamento ainda se encontra em fila de execução, à espera de ser lançado pelo serviço automático do Gecond que verifica periodicamente a existência de processamentos nesta fila. | ||
 | Com erro | A tentativa de execução gerou algum erro, que será indicado. | ||
 | Processado | O processamento foi lançado com sucesso. Quando o processamento é efetivamente executado, os documentos configurados para envio por e-mail e para tratamento pela MP - Serviços Postais são enviados. Os documentos configurados para impressão são colocados em uma fila de impressões pendentes.
|
Ações
A barra no topo da página de processamento periódico dá acesso algumas ações:
- Processar
Dá a ordem de processamento de acordo com as configurações preenchidas na página.
- Voltar
Simplesmente fecha a página, retornando à página anterior, sem efetuar qualquer processamento.
- Fila de processamentos
Fecha a página atual e abre a página com a fila de execução de processamentos.
Poderá ver um artigo sobre a fila de execução de processamentos nesta ligação: https://areaclientes.improxy.com/pt-pt/knowledgebase/article/KA-01481.