Introdução
A plataforma disponibiliza configurações que definem o comportamento da aplicação em algumas situações. Atualmente existem duas áreas gerais que permitem configuração, às quais pode aceder pelo menu Administração ➜ Configurações e Administração ➜Titular da licença (para saber mais sobre os dados do titular da licença, deve consultar o artigo Gesar - registo de dados do titular da licença (clicar no link para aceder).
Neste artigo trataremos das configurações definidas no menu Administração ➜ Configurações.
Definir as configurações
Acedendo a este menu serão apresentados cinco separadores onde poderão ser feitas as configurações da aplicação:
I - Gesar
Finanças
Neste área poderão ser configurados os dados de acesso ao site da Autoridade Tributária para posterior comunicação com as finanças pelo Gesar. Estes dados de acesso serão usados nas situações em que está definido, na ficha do proprietário, que devem ser usados os dados de acesso da agência em vez dos dados particulares do proprietário.
Recebimentos automáticos por Multibanco e Payshop
O utilizador tem a possibilidade de configurar a geração automática dos recibos relativos a recebimentos automáticos (caso esta opção não seja selecionada, o utilizador terá que emitir os recibos com base na informação recebida no menu Lançamentos ➜ Tesouraria ➜ Recebimentos Lusopay/SIBS.
Permitir saldos negativos em caixa e bancos
Poderá, também, configurar-se a gestão de saldos negativos, definindo o comportamento da aplicação sempre que tentar efetuar um pagamento cujo valor torne o saldo do caixa ou da conta bancária escolhida negativo.
Existem três possibilidades de escolha:
Permitir, mas dar alerta
Com este parâmetro selecionado o utilizador será alertado sempre que a operação torne o saldo do caixa ou da conta bancária negativo. Poderá, mesmo assim, completar o pagamento, se escolher a resposta "Sim".
Permitir
Este parâmetro desligará qualquer tipo de alerta, sendo sempre permitido efetuar pagamentos, independentemente do saldo resultante da operação.
Neste caso, o utilizador deverá, periodicamente, usar a opção Lançamentos ➜ Movimentos de caixa e bancos para controlar os saldos de caixa e das contas bancárias.
Não permitir
Esta opção bloqueará qualquer pagamento em que se indique o caixa ou uma conta bancária em que o saldo seja insuficiente. Será mostrada uma mensagem de alerta, mas não terá a escolha de prosseguir com a operação:
Dias de tolerância para os lançamentos
Outra configuração disponível no Gesar é a definição da tolerância no lançamento de documentos.
Esse valor permitirá ao utilizador programar um controlo sobre as datas de emissão de documentos para esse condomínio. Esse valor é aplicado às datas de emissão dos avisos, créditos, reembolsos e documentos de fornecedores e às datas de pagamento dos recibos. A tolerância pode ser usada como uma forma de minimizar a possibilidade de enganos na introdução de datas. Também aqui, o utilizador pode optar por uma de três possibilidades:
Permitir, mas dar alerta
Com este parâmetro selecionado o utilizador será alertado sempre que a data atribuída a um dos documentos referidos seja superior ao número de dias de tolerância determinado. Poderá, mesmo assim, completar a emissão do documento, se escolher a resposta "Sim".
Permitir
Este parâmetro desligará qualquer tipo de alerta, sendo sempre permitido emitir documentos, independentemente da data registada. Neste caso não se definem dias de tolerância pois qualquer data será aceite pelo Gesar.
Não permitir
Esta opção impedirá a emissão de qualquer documento em que a diferença da data indicada para a data vigente seja maior que o número de dias de tolerância. Será mostrada uma mensagem de alerta, mas não terá a escolha de prosseguir com a operação.
Prazos de denúncia
É possível parametrizar a antecedência com que o Gesar informa da aproximação do termo do prazo para denúncia dos contratos de arrendamento. Desta forma, os contraentes poderão enviar carta de oposição à renovação em tempo de o inquilino ser notificado nos termos da lei.
Esta parametrização é feita no menu Administração ➜ Configurações, separador Gesar, campo Prazos de denúncia.
Com esta definição, será carregada informação para o painel inicial, com o número de contratos cujo prazo para denúncia esteja a distância temporal inferior ao número de dias parametrizado:
A data de denúncia do contrato de arrendamento é registada em cada contrato que tenha termo definido e seja renovável- será apresentado um campo opcional para a definição do prazo de denúncia, em dias.
No exemplo em apreço, dado a data do termo do contrato ser 31-12-2025 e o prazo de denúncia ser 90 dias, este terminaria a 02/10/2025 (31-12-2025 - 90 dias). Assim, como o número de dias antes do limite foi parametrizado para 30 dias, o alerta da existência deste contrato com prazo de denúncia a menos de 30 dias, serialançado na madrugada do dia 02/09/2025 (02/10/2025 - 30 dias).
 | A atualização deste contador é feita por um serviço que corre durate a noite, na madrugada do dia indicado |
Caso pretenda ver a listagem os contratos que se encontram nesta condição, bastará clicar sobre a linha do alerta. Será aberta a lista dos contratos cujo prazo de denúncia esteja a menos de 30 dias de distância.
Conta corrente e Circular
O utilizador poderá configurar a designação dada pelo Gesar aos valores pagos aos proprietários, quando apresentados nos relatórios da conta corrente do cliente, designadamente, 'Circular de conta corrente' em Correspondência e 'Contas correntes' no menu Mapas e Relatórios ➜ Proprietários ➜ Contas correntes.
Imprimir documentos
Os documentos a imprimir, designadamente, avisos de cobrança e recibos podem ser configurados nesta área.
Para aprofundar mais as informações referentes à configuração da impressão de documentos, consulte o artigo Parametrização da impressão (clicar no link para aceder).
Imprimir listagens
Na geração de listagens no Gesar, o utilizador poderá escolher a apresentação do logotipo da empresa na impressão. Caso pretenda imprimir o logotipo, poderá, ainda, selecionar de que lado do cabeçalho poderá fazê-lo.
Regras de comissionamento
Esta secção permite a definição de regras padrão de gestão de comissões automáticas. Sempre que seja criado um imóvel ou um contrato, ele irá herdar estas definições, evitando assim ter de as definir novamente. Poderá posteriormente alterar as regras para um imóvel ou contrato em particular, se necessário.
Existem dois tipos básicos de comissões automáticas cujas configurações pode gerir nesta área:
- Comissão de arrendamento
- Comissão mensal de gestão
Comissão de arrendamento
A comissão de arrendamento, definida na ficha do contrato, é uma comissão a ser lançada na conta corrente dos proprietários do imóvel pela celebração do contrato.
Valor de incidência
- Múltiplo da renda
Poderá definir-se aqui um valor no intervalo de 0,1 (10%) a 3 (300%). Esse valor será aplicado à renda definida no contrato. Por exemplo, se o valor definido for igual a 0,75 e a renda for de 300,00 €, a comissão de arrendamento será 0,75 X 300 = 225,00 €.
- Valor fixo
Esta opção permite definir um valor monetário fixo para cobrança da comissão de arrendamento. É a opção aconselhável caso a empresa cobre sempre o mesmo valor de comissão na celebração de qualquer contrato.
Lançamento na conta corrente do proprietário
Nesta área poderá definir-se se a comissão deve ou não ser lançada automaticamente.
Caso se opte pelo lançamento automático, o Gesar gerará a despesa de comissão de arrendamento quando for emitido o recibo da primeira renda.
A despesa será criada como estando liquidada, o que significa que será considerada automaticamente no próximo acerto de contas com os proprietários.
| Poderá sempre alterar-se esta configuração em cada contrato em particular, por exemplo, pode definir-se que o lançamento é, geralmente, automático, mas 'desativá-lo' num contrato particular, ou vice versa. |
Comissão mensal de gestão
A comissão mensal de gestão é cobrada periodicamente, todos os meses, ou em função dos recebimentos de renda efetuados.
A comissão a considerar dependerá do estado do imóvel.
Imóveis devolutos - no caso dos imóveis devolutos, a comissão de gestão é um valor fixo, definido em euros (€)
- comissão lançada nos processamentos mensais.
Se a opção "Lançar automaticamente no processamento mensal" estiver ativada o valor registado será lançado automaticamente na conta corrente dos proprietários, quando for efetuado o processamento mensal. Caso contrário, este valor deverá ser lançado manualmente.
Em caso de compropriedade o valor será distribuído pelos proprietários de acordo com a sua percentagem de propriedade.
Por exemplo, se um imóvel devoluto tem dois proprietários com quotas de propriedade, respetivamente de 60% e 40%, uma comissão de 5,00 € gerará duas despesas distintas em cada processamento, com valores de 3,00 € e 4,00 €.
Esta comissão é lançada apenas quando o imóvel está devoluto, sendo ignorada quando for celebrado um contrato de arrendamento sobre esse imóvel.
Imóveis arrendados - comissão lançada nos recebimentos de renda. O valor desta comissão de gestão pode ser lançado quando houver recebimentos de renda.
O valor da comissão pode ser definido como um valor monetário fixo ou como uma percentagem sobre valores do contrato (ver alínea seguinte). Poderá mudar-se a interpretação selecionando a interpretação do valor ( € ou %)
- Calculada sobre (Incidência do cálculo)
Caso o valor indicado seja uma percentagem, deverá definir-se a sua incidência, entre as duas opções seguintes:
- Valor bruto da renda - a percentagem é calculada sobre o valor da renda apenas, ignorando a existência do valor de despesas nos contratos.
- Valor bruto da renda com despesas - se o contrato tiver definido o valor de outras despesas esse valor será afetado pela percentagem no cálculo da comissão.
- Lançamento automático
Se selecionar o lançamento automático o Gesar lançará a comissão nas contas correntes dos proprietários do imóvel sempre que houver um recebimento de renda.
Imprimir correspondência
Neste separador definem-se as regras de impressão da correspondência. Nesta tipologia englobam-se as circulares e cartas a enviar a partir do Gesar, circulares, dados de pagamento automático (Multibanco), mapas de rendimentos e históricos de pagamentos.
Ver Parametrização da impressão (clicar no link para aceder).
II - Entidades
Neste separador o utilizador poderá configurar o Gesar para permitir a inserção de entidades duplicadas e/ou, inserir documentos duplicados
Caso estas opções não sejam selecionadas, o Gesar impedirá a inserção de dados de entidades duplicados. Verificará, designadamente, () os contactos da entidade (mail, telefone ou telemóvel) e () os números dos documentos associados a cada entidade (NIF ou outros documentos associados no campo Documentos de identificação no separador Dados pessoais (ou dados da empresa), caso se trate de pessoa individual ou coletiva.
Caso o utilizador tente inserir um contacto já registado na aplicação, o Gesar não permitirá gravar o registo, apresentando indicação de informação duplicada:
Caso a informação duplicada diga respeito a algum documento, será gerado o alerta correspondente e impedida a gravação dos dados:
No caso de as opções estarem selecionadas, o Gesar alertará para a duplicação da informação, mas permitirá a gravação da informação registada.
Nesta condição, ao inserir contactos duplicados, o Gesar alertará para essa duplicação, mas permitirá guardar o registo duplicado
Também no caso de se tratar de documentos repetidos, o comportamento do Gesar se repete:
| Entre estas opções limite, pode optar-se por permitir duplicar contactos e não permitir duplicar documentos, ou vice versa. O comportamento para cada uma das opções individualmente será o descrito anteriormente, em função da seleção feita pelo utilizador. |
III - E-mail
Poderá associar-se uma conta da E-mail à plataforma e definirem-se as suas configurações de segurança;
determinar-se as condições de identificação do remetente das mensagens,
o envio e armazenamento de correio eletrónico enviado.
Por fim, o utilizador poderá, ainda, determinar o envio dos e-mails para os destinatários (exclusivamente para o endereço principal de cada um, ou para todos os endereços associados a cada entidade:
Para mais informações, consultar a página Configuração do email (clicar no link para aceder).
SMS's
No separador SMS's o utilizador terá oportunidade de definir a identificação do remetente para o envio de SMS's pela aplicação. Esta configuração é opcional e poderá ser deixada em branco.
| O envio de SMS's a partir da aplicação carece da contratualização e ativação do serviço. |
Para mais informações sobre este serviço, consultar a página Serviço de SMS's para as aplicações Improxy (clicar no link para aceder).
IV - Ligação à faturação
O Gesar não tem módulo de faturação, porém, permite a integração com software de faturação externo, designadamente com ligação a software de parceiro, Cloudware Business / TOConline.
Para estabelecer a ligação a este serviço, será necessário contratualizá-lo e configurar, neste separador, o acesso ao software de faturação:
Para obter ajuda nesta configuração, o utilizador poderá socorrer-se do botão de ajuda, 
para aceder ao artigo do centro de conhecimento, Como obter os dados da API do Cloudware Business (clicar no link para aceder).
Neste separador, o utilizador determinará, também, o fornecedor a associar às despesas lançadas
e o sentido da integração do software de faturação com o Gesar:
A informação flui no sentido Gesar ➜ Cloudware / TOConline, ou seja, lançadas as despesas no Gesar, será possível emitir os documentos de faturação no Clouware
A informação flui no sentido Cloudware / TOConline ➜ Gesar, isto é, com base na emissão dos documentos de faturação no Clouware, lançar as despesas correspondentes no Gesar
Nesta condição, o Gesar apresenta duas novas opções, relativa ao seu comportamento no lançamento de despesa com base num documento criado no Cloudware, com mais que uma linha:
cria uma despesa com o valor total do documento;
cria tantas despesas quantas as linhas constantes no documento de faturação.
Para mais informações sobre a integração de despesas, consultar a página Integração de despesas com o Cloudware Business / TOConline (clicar no link para aceder).
V - Ligação à central telefónica
É possível, neste separador, estabelecer a ligação das plataformas de gestão Improxy a uma central telefónica. Para mais informações, poderá aceder ao link disponibilizado na vista apresentada quando é selecionado o separador.
Poderá, ainda, aprofundar a informação no artigo Efetuar e receber chamadas com uma central telefónica (clicar no link para aceder).
O utilizador poderá, ainda, consultar o seu consultor comercial para qualquer dúvida que persista.